電話總機可以將所有來電匯集在一起再轉接至各分機、允許將來電通話在分機間轉接，抑或是分機與分機間相互連絡通訊，其它尚有三方通話、會議電話、忙線自動轉移、保留通話音樂、末碼重撥、電話號碼記憶、撥號記錄、通話時間控制等功能。

電話總機使用對象通常為公司行號、學校團體或政府單位，或是當組織人數達三人以上、電話號碼達二個以上或分機達三支以上，為提昇工作效率，通常會設置「電話總機系統」。